Un salarié demande l’accès à ses données : que faire ?
Droit d’accès RGPD d’un salarié : délai de réponse, contenu de la réponse, limites et organisation pratique pour traiter la demande sereinement.
Ce que permet le droit d’accès
Toute personne dont l’entreprise traite les données, salarié, ancien salarié ou candidat, peut demander à savoir si des données la concernant sont traitées et en obtenir une copie. Elle peut aussi demander des informations sur le traitement : finalités, destinataires, durée de conservation, origine des données, droits dont elle dispose.
Le délai de réponse
L’entreprise doit répondre dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de demande complexe ou de demandes nombreuses, à condition d’en informer la personne dans le premier mois en lui indiquant les raisons du retard.
Comment traiter la demande
- Enregistrer la demande avec sa date de réception, quel que soit le canal (courrier, e-mail, oral confirmé).
- Vérifier l’identité du demandeur, sans exiger plus de justificatifs que nécessaire.
- Rassembler les données dans tous les outils concernés : dossier du personnel, paie, messagerie, pointage, recrutement.
- Trier : retirez ou masquez les informations concernant d’autres personnes et celles que la loi protège (secret des affaires, droits de tiers).
- Répondre par écrit, avec une copie des données dans un format courant, en version électronique si la demande a été faite par voie électronique.
- Conserver la trace de la demande et de la réponse.
Gratuit, sauf exceptions
La première copie est gratuite. Des frais raisonnables peuvent être demandés pour des copies supplémentaires, et une demande manifestement infondée ou excessive peut être refusée ou donner lieu à des frais, mais il faudra pouvoir le justifier.
Si l’entreprise ne répond pas
La personne peut saisir la CNIL, qui peut demander à l’entreprise de régulariser la situation. C’est une raison de plus de prévoir une procédure claire.
Se préparer en amont
- Désignez un point de contact (RH, dirigeant ou délégué à la protection des données).
- Cartographiez où se trouvent les données RH : moins vous avez d’outils, plus la recherche est rapide. Voir RGPD et ressources humaines : 7 réflexes.
- Préparez un modèle de réponse et un registre des demandes.
Et chez Maely ? Dans le dossier du personnel, le collaborateur consulte lui-même ses informations et ses documents, ce qui facilite la transparence. Les données y sont rassemblées dans une fiche unique plutôt qu’éparpillées dans plusieurs fichiers.
Cet article est une information générale et ne remplace pas un conseil juridique. Pour une demande délicate, rapprochez-vous de votre délégué à la protection des données ou d’un juriste.
Rédigé par l’équipe Maely · mis à jour le · À propos de Maely
Sources officielles à consulter : Légifrance, Entreprendre Service-Public, Urssaf, CNIL.
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