Le glossaire RH : 26 définitions pour les équipes de PME

A

Absentéisme

Absences non prévues des salariés (maladie, accident du travail, absence injustifiée). Les absences planifiées ou protégées, comme les congés payés ou les RTT, n’entrent généralement pas dans le calcul. Le taux d’absentéisme rapporte les heures d’absence non planifiées aux heures de travail théoriques de la période. Absentéisme : définition, calcul du taux et indicateurs

C

Congés payés

Congés rémunérés acquis au fil du travail effectif : 2,5 jours ouvrables par mois, soit 30 jours ouvrables (cinq semaines) par an. La période d’acquisition court par défaut du 1er juin au 31 mai, sauf accord collectif contraire. Congés payés : acquisition, calcul et suivi

CPF (compte personnel de formation)

Dispositif qui permet à chaque actif d’acquérir des droits à la formation, utilisables à son initiative tout au long de sa vie professionnelle. Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, un manquement aux obligations d’entretien peut conduire à un abondement du CPF à la charge de l’employeur. Entretien professionnel : les obligations de l’employeur

D

Dossier du personnel

Ensemble des documents et informations relatifs à un salarié (contrat, avenants, pièces administratives, comptes rendus d’entretien…), conservés par l’employeur. Seules les données utiles à la gestion de la relation de travail doivent y figurer, pour une durée limitée. Dossier du personnel : que doit-il contenir ?

DPAE (déclaration préalable à l’embauche)

Formalité obligatoire à adresser à l’Urssaf (ou à la MSA) avant toute embauche, quel que soit le type de contrat. Elle peut être effectuée au plus tôt huit jours avant la date prévue d’embauche. DPAE : déclarer une embauche pas à pas

DSN (déclaration sociale nominative)

Déclaration mensuelle en ligne, établie à partir des données de paie, qui sert à déclarer les cotisations sociales et à transmettre aux organismes concernés les informations sur les salariés. DSN : la déclaration sociale nominative expliquée aux PME

E

Éléments variables de paie

Informations qui changent d’un mois à l’autre et modifient le bulletin d’un salarié : heures supplémentaires, absences, primes, acomptes, entrées et sorties. Elles sont à transmettre à la paie avant chaque clôture, par opposition aux éléments fixes comme le salaire de base. Éléments variables de paie : la liste à transmettre chaque mois

Entretien annuel d’évaluation

Rendez-vous entre un salarié et son manager pour faire le point sur l’année écoulée : résultats, objectifs, compétences. Contrairement à l’entretien professionnel, il n’est pas imposé par la loi : c’est un outil de management. Entretien annuel d’évaluation : méthode et trame

Entretien professionnel

Rendez-vous obligatoire consacré à l’évolution professionnelle du salarié : compétences, qualifications, besoins de formation, mobilité. Il ne porte pas sur l’évaluation du travail. Sa périodicité a été modifiée par la loi du 24 octobre 2025. Entretien professionnel : les obligations de l’employeur

F

Fiche de poste

Document qui décrit un poste : missions, responsabilités, compétences attendues, rattachement hiérarchique et conditions d’exercice. Elle sert de base au recrutement, à l’onboarding et aux entretiens. Fiche de poste : modèle et conseils de rédaction

G

GEPP (anciennement GPEC)

Gestion des emplois et des parcours professionnels, anciennement gestion prévisionnelle des emplois et des compétences : démarche qui consiste à anticiper les besoins de l’entreprise en effectifs et en compétences. Sa négociation est obligatoire à partir de 300 salariés. GPEC et GEPP : anticiper les compétences de sa PME

H

Habilitation

Reconnaissance par l’employeur de la capacité d’un salarié à accomplir certaines tâches présentant un risque, par exemple des travaux électriques. Elle suppose une formation préalable et doit être renouvelée à intervalles réguliers (recyclage). Habilitations obligatoires : anticiper les recyclages

Heures supplémentaires

Heures de travail effectuées au-delà de la durée légale de 35 heures par semaine, à la demande de l’employeur ou avec son accord. Elles sont majorées ou compensées en repos selon les règles applicables. Durée du travail et heures supplémentaires : les règles de base

L

Logiciel de paie

Outil qui calcule les bulletins de paie et les cotisations et, le plus souvent, établit la DSN. Il se distingue du SIRH, qui organise en amont les données RH. Maely se connecte à OpenPaye et à Silae mais ne calcule pas les bulletins. SIRH ou logiciel de paie : quelles différences ?

O

Onboarding

Processus d’accueil et d’intégration d’un nouveau collaborateur, de la signature du contrat jusqu’à ses premières semaines dans l’entreprise : préparation du poste, accueil, formation, points de suivi. Réussir l’onboarding d’un nouveau salarié

P

Période d’essai

Période initiale du contrat de travail pendant laquelle l’employeur peut apprécier les compétences du salarié et le salarié vérifier que le poste lui convient. Elle doit être prévue par écrit, et sa durée maximale dépend du type de contrat et de la catégorie du salarié. Période d’essai : durée, renouvellement et rupture

Plan de développement des compétences

Ensemble des actions de formation que l’employeur décide de proposer à ses salariés pour adapter leurs compétences aux besoins de l’entreprise. Il se construit à partir des besoins recensés, notamment lors des entretiens. Construire son plan de développement des compétences

Pointage par QR code

Enregistrement des heures d’arrivée et de départ au moyen d’un QR code que le collaborateur scanne avec son téléphone, sans pointeuse à installer. Pointage par QR code : comment ça marche ?

Q

Qualiopi

Certification qualité nationale des prestataires d’actions de formation. Elle s’appuie notamment sur le recueil des appréciations des participants, d’où l’intérêt d’évaluer chaque formation à chaud et à froid. Évaluer une formation : à chaud, à froid et impact

R

Registre unique du personnel

Registre que tout employeur doit tenir dès le premier salarié, et qui recense les personnes travaillant dans l’établissement (identité, emploi, dates d’entrée et de sortie…). Il peut être tenu sous forme numérique et se conserve cinq ans après le départ du salarié. Registre unique du personnel : mode d’emploi

RGPD

Règlement général sur la protection des données : texte européen qui encadre le traitement des données personnelles, y compris celles des salariés et des candidats (finalité, durée de conservation, droits des personnes, sécurité). RGPD et ressources humaines : 7 réflexes pour une PME

RTT (réduction du temps de travail)

Jours de repos qui compensent des heures effectuées au-delà de 35 heures par semaine, ou qui permettent à un salarié au forfait en jours de respecter le plafond annuel. Leurs modalités sont fixées par accord ou convention collective. RTT : comment fonctionnent les jours de réduction du temps de travail

S

Seuils d’effectif

Niveaux d’effectif (11, 20, 50 et 300 salariés notamment) dont le franchissement déclenche des obligations : comité social et économique, règlement intérieur, obligation d’emploi de travailleurs en situation de handicap, négociation sur la GEPP… Seuils d’effectif : les obligations RH à anticiper

SIRH (système d’information des ressources humaines)

Logiciel qui centralise les données et les processus RH d’une entreprise (dossiers des salariés, recrutement, absences, entretiens, formation) et prépare la paie. Qu’est-ce qu’un SIRH ? Définition, fonctions et bénéfices

T

Taux de rotation (turnover)

Part des salariés qui quittent l’entreprise sur une période, rapportée à l’effectif moyen de cette période. Selon les entreprises, on compte tous les départs ou seulement certains (les démissions, par exemple) : fixez la définition avant de comparer. Les indicateurs RH à suivre en PME

V

Visite d’information et de prévention (VIP)

Première visite avec un professionnel du service de prévention et de santé au travail, organisée en principe dans les trois mois qui suivent la prise de poste (avant la prise de poste pour un travailleur de nuit ou un salarié de moins de 18 ans). Visites médicales au travail : lesquelles organiser ?