Dossier du personnel : que doit-il contenir ?
Les textes n’imposent pas de modèle de dossier du personnel. Voici ce qu’il est utile d’y trouver, ce qu’il faut éviter d’y mettre et combien de temps conserver chaque information.
Ce que l’on met en pratique dans un dossier du personnel
Le dossier du personnel regroupe les informations et documents relatifs à la relation de travail d’un salarié. Son organisation est laissée à l’employeur, qui doit respecter le droit du travail et le RGPD. On y trouve généralement :
- les informations administratives utiles à la gestion et à la paie : identité, coordonnées, situation nécessaire aux déclarations ;
- le contrat de travail et ses avenants ;
- la fiche de poste et l’historique des postes occupés ;
- les éléments du recrutement qui ont conduit à l’embauche ;
- les comptes rendus d’entretiens, annuels et professionnels ;
- les formations suivies, les diplômes, les habilitations et les attestations ;
- les éléments liés aux absences et au temps de travail ;
- les documents liés à la fin du contrat, le cas échéant.
Ce qu’il vaut mieux ne pas y mettre
Le principe du RGPD est de ne conserver que les données utiles à la finalité poursuivie. Évitez donc les informations sans lien avec la relation de travail ou particulièrement sensibles : opinions politiques ou religieuses, vie privée, détail des informations de santé. Le suivi médical relève du service de prévention et de santé au travail, pas du dossier RH.
Combien de temps conserver les documents ?
Les durées varient selon les documents. Certaines sont fixées par la loi, d’autres sont des recommandations de la CNIL, qui a publié en 2026 un référentiel de durées de conservation pour la gestion des ressources humaines. Voici quelques repères :
| Donnée | Durée de conservation indiquée |
|---|---|
| Dossier professionnel du salarié | Pendant la relation de travail. Après le départ, seulement ce qui reste nécessaire (obligation légale, preuve en cas de contentieux), dans la limite des délais de prescription. |
| Candidats non retenus | Jusqu’à la fin du recrutement, puis jusqu’à 5 ans après le pourvoi du poste si nécessaire en cas d’action en discrimination. Pour une CVthèque conservée avec l’information du candidat : jusqu’à 2 ans après le dernier contact. |
| Registre unique du personnel | 5 ans après le départ du salarié. |
| Bulletins de paie (double conservé par l’employeur) | 5 ans. |
| Relevés du temps de travail | Au moins 1 an à disposition de l’inspection du travail ; 3 ans pour les salariés en forfait. |
Ces durées sont des repères. Rapprochez-les du référentiel de la CNIL et, en cas de doute, d’un conseil juridique.
Les avantages d’un dossier dématérialisé
- Tout est retrouvé en quelques secondes, au lieu de chercher dans des classeurs ou des dossiers partagés.
- Les accès sont maîtrisés : le collaborateur voit ses informations, le manager celles de son équipe, le RH l’ensemble.
- Une source unique alimente le recrutement, les entretiens, la formation et la paie, sans ressaisie.
- L’historique est traçable : contrats successifs, entretiens, formations suivies.
- Moins de papier à archiver et des sauvegardes régulières.
Et chez Maely ? Le dossier du personnel est le socle de Maely : une fiche collaborateur organisée en onglets, des documents centralisés, un accès selon le profil et un contrôle des champs obligatoires avant l’export vers la paie.
Pour aller plus loin
Cet article est une information générale et ne remplace pas un conseil juridique.
Rédigé par l’équipe Maely · mis à jour le · À propos de Maely
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