Migrer vers un nouveau SIRH : les étapes clés

1. Cadrer le projet

Définissez le périmètre (quels modules, quels sites, quelles populations), l’équipe projet (un référent RH, un référent manager, un contact côté paie) et un calendrier réaliste. Choisissez une date de bascule en dehors des périodes chargées : clôture de paie, campagne d’entretiens.

2. Inventorier les données existantes

Listez les sources : export de l’ancien outil, tableurs, dossiers partagés, documents papier. Pour chacune, notez le contenu, la qualité et le responsable.

3. Nettoyer et faire correspondre les champs

• Supprimez les doublons et corrigez les erreurs évidentes.
• Harmonisez les formats : dates, intitulés de poste, types de contrat, services.
• Faites correspondre chaque colonne de l’ancien outil à un champ du nouveau.
• Vérifiez les champs obligatoires, notamment ceux dont la paie a besoin.

4. Importer d’abord un échantillon

Testez l’import sur quelques dossiers. Contrôlez le résultat fiche par fiche, corrigez les correspondances, puis relancez l’import sur l’ensemble.

5. Vérifier avant de basculer

Comparez les chiffres : nombre de salariés, soldes de congés, contrats en cours, formations et habilitations avec leurs échéances. Un contrôle croisé avec le gestionnaire de paie évite les mauvaises surprises au premier mois.

6. Former et basculer

Formez chaque profil sur ses usages réels, puis communiquez la date de bascule. Prévoyez quelques semaines de support renforcé et un point régulier avec les managers.

7. Archiver l’ancien système

Ne reprenez pas tout. Migrez les dossiers actifs et les informations utiles ; archivez le reste en accès restreint, en respectant les durées de conservation. Le RGPD impose en effet de ne pas garder les données sans limite : voir Dossier du personnel : contenu et durées de conservation.

Les pièges classiques

• Migrer des données sales et les retrouver dans le nouvel outil.
• Changer de SIRH et de logiciel de paie en même temps.
• Oublier les documents rattachés aux dossiers.
• Ne pas prévenir les salariés et les managers des changements d’usage.