Fin de contrat : les documents à remettre au salarié

Les documents obligatoires

Quelle que soit la nature du contrat et le motif de la rupture (démission, licenciement, rupture conventionnelle, fin de CDD), l’employeur doit remettre plusieurs documents au salarié :

• Le certificat de travail : il indique les dates d’entrée et de sortie, les emplois occupés et les périodes correspondantes, ainsi que la mention de la portabilité de la prévoyance le cas échéant. Il ne doit pas mentionner le motif de la rupture ni porter de jugement sur le comportement du salarié.
• L’attestation destinée à France Travail (anciennement Pôle emploi) : elle permet au salarié de faire valoir ses droits aux allocations chômage. Elle est transmise par voie dématérialisée et une copie est remise au salarié.
• Le reçu pour solde de tout compte : il récapitule les sommes versées à la fin du contrat (salaire, indemnité de congés payés, indemnités). Il est établi en deux exemplaires et peut être contesté par le salarié dans un délai de six mois suivant sa signature.
• L’état récapitulatif de l’épargne salariale, lorsque le salarié en dispose.

Quand les remettre ?

Les documents sont dus à la date de fin effective du contrat : le dernier jour travaillé en cas de départ immédiat, ou la fin du préavis, qu’il soit exécuté ou non. Remettez-les en main propre contre signature d’un reçu, ou envoyez-les en recommandé. Un retard ou un document manquant peut ouvrir droit à des dommages et intérêts si le salarié subit un préjudice.

La checklist de départ

1. Annoncer et planifier : date de départ, préavis, passation de dossiers.
2. Calculer le solde avec la paie : salaire, congés restants, indemnités. Voir Éléments variables de paie.
3. Préparer les documents de fin de contrat et la déclaration de fin de contrat à la paie.
4. Récupérer le matériel : ordinateur, téléphone, badge, clés.
5. Fermer les accès informatiques et physiques le jour du départ.
6. Organiser un entretien de départ pour recueillir le retour du salarié et préparer la suite.
7. Mettre à jour le dossier du personnel et le registre unique : voir Registre unique du personnel.
8. Archiver le dossier en respectant les durées de conservation : voir Dossier du personnel : contenu et durées de conservation.