Registre unique du personnel : mode d’emploi

Une obligation pour tous les employeurs

Tout employeur doit tenir un registre unique du personnel, dès le premier salarié. Le registre est tenu pour chaque établissement et recense les personnes qui y travaillent. Il ne doit pas être confondu avec la déclaration préalable à l’embauche (voir DPAE : déclarer une embauche pas à pas), qui est une formalité adressée à l’administration.

Ce qu’il contient

Pour chaque salarié, le registre mentionne notamment :

• son nom et ses prénoms, sa nationalité, sa date de naissance et son sexe ;
• son emploi et sa qualification ;
• ses dates d’entrée et de sortie de l’établissement ;
• pour les salariés étrangers, le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail.

Des mentions complémentaires s’appliquent pour certains contrats (contrat à durée déterminée, apprentissage, travail temporaire). Les stagiaires accueillis dans l’établissement sont inscrits dans une partie spécifique du registre.

Comment le tenir

• Les salariés sont inscrits dans l’ordre des embauches, au moment de leur arrivée.
• Au format papier, le registre ne doit comporter ni blanc ni rature.
• Le format numérique est possible, à condition de garantir l’authenticité et l’intégrité des données, ainsi que la possibilité de le présenter aux personnes habilitées.
• Il est tenu à jour en continu, y compris pour les départs.

Qui peut le consulter ?

Le registre est tenu à la disposition de l’inspection du travail et, dans les conditions prévues par la loi, des représentants du personnel et de certains organismes de contrôle. Il doit pouvoir être présenté rapidement en cas de demande.

Combien de temps le conserver ?

Les mentions du registre sont conservées pendant toute la durée de présence du salarié dans les effectifs, puis pendant 5 ans après son départ. Voir aussi Dossier du personnel : contenu et durées de conservation.

Bonnes pratiques

1. Alimentez le registre à partir du dossier du personnel plutôt que de ressaisir les informations.
2. Mettez-le à jour dès l’arrivée ou le départ d’un salarié, pas en fin d’année.
3. Vérifiez les titres de travail et leurs dates de validité pour les salariés étrangers.
4. Limitez l’accès à la version numérique aux personnes qui en ont besoin.