DPAE : déclarer une embauche pas à pas
Quand la faire, quelles informations rassembler, ce qu’elle remplace et ce que l’on risque en l’oubliant : le guide de la déclaration préalable à l’embauche.
Qu’est-ce que la DPAE ?
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une formalité obligatoire : tout employeur doit la déposer auprès de l’Urssaf (ou de la MSA pour le régime agricole) avant d’embaucher un salarié, quel que soit le type de contrat et même pour une courte durée.
Quand la faire ?
La DPAE peut être effectuée au plus tôt huit jours avant la date prévue d’embauche, et au plus tard avant l’arrivée du salarié. Elle se fait en principe en ligne, sur le site de l’Urssaf ou via le portail net-entreprises. Ne la laissez pas à la dernière minute : un contrôle est possible dès le premier jour.
Les informations à rassembler
- Côté entreprise : raison sociale, numéro SIRET, code APE, adresse et service de prévention et de santé au travail auquel l’entreprise adhère ;
- Côté salarié : nom, prénoms, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale ;
- Côté embauche : date et heure d’arrivée, nature du contrat (CDI, CDD avec sa date de fin, apprentissage…) et durée de la période d’essai.
Ce qu’elle remplace
La DPAE regroupe plusieurs formalités, notamment l’affiliation du salarié à la Sécurité sociale, le cas échéant, et la demande d’adhésion de l’entreprise à un service de prévention et de santé au travail. Elle ne remplace pas l’inscription au registre unique du personnel, qui reste à faire.
Après la déclaration
Conservez l’accusé de réception, qui prouve que la déclaration a été faite et dont le salarié peut demander une copie. Si les informations déclarées changent (date d’embauche reportée, par exemple), corrigez la déclaration.
Les risques en cas d’oubli
L’absence de DPAE expose l’employeur à des sanctions financières et peut être assimilée à du travail dissimulé. C’est donc une formalité à sécuriser dans votre processus d’embauche.
Intégrer la DPAE à votre processus d’embauche
- Rassemblez les informations dès la signature du contrat.
- Vérifiez le numéro de sécurité sociale et l’orthographe de l’état civil.
- Déposez la DPAE et rangez l’accusé de réception dans le dossier du salarié.
- Inscrivez le salarié au registre et lancez son parcours d’onboarding.
Et chez Maely ? Les informations du candidat retenu, saisies pendant le recrutement, alimentent directement le dossier et le parcours d’onboarding, sans ressaisie : vous disposez ainsi des données utiles pour vos formalités d’embauche.
Cet article est une information générale et ne remplace pas un conseil juridique. Consultez le site de l’Urssaf pour les modalités à jour.
Rédigé par l’équipe Maely · mis à jour le · À propos de Maely
Sources officielles à consulter : Légifrance, Entreprendre Service-Public, Urssaf, CNIL.
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