Gérer les absences en PME : 6 bonnes pratiques

1. Écrire des règles claires

Précisez par écrit les types d’absence, les délais de demande, les justificatifs attendus et qui valide. Ces règles s’appuient sur la loi, votre convention collective, votre accord d’entreprise et, s’il existe, votre règlement intérieur. Une règle connue de tous évite la plupart des litiges.

2. Un circuit de demande unique

Une seule porte d’entrée pour toutes les demandes : le salarié demande, le manager valide ou refuse avec un motif, la RH est informée. Terminés les accords oraux et les messages éparpillés.

3. Un calendrier d’équipe visible

Un calendrier partagé montre qui est présent et qui est absent, et aide à arbitrer les demandes qui se chevauchent. Il évite de découvrir la veille qu’un service entier est en congé.

4. Des soldes à jour et lisibles

Chaque salarié doit pouvoir connaître ses soldes de congés à tout moment. Cela limite les questions adressées à la RH et fiabilise la clôture de la période de référence. Sur le calcul : Congés payés : acquisition, calcul et suivi.

5. Traiter les arrêts maladie avec méthode

• Rappelez au salarié les délais et les modalités d’envoi de l’arrêt prévus par la loi et votre cadre interne.
• Enregistrez l’arrêt avec ses dates exactes, y compris les prolongations.
• Transmettez l’information à la paie dans les délais.
• Anticipez le retour : selon la durée de l’absence ou son motif, une visite médicale de reprise peut être obligatoire. Voir Visites médicales au travail : lesquelles organiser ?

6. Suivre quelques indicateurs

Un taux d’absentéisme et la répartition des absences par motif suffisent pour détecter une dérive. Voir Absentéisme : définition, calcul du taux et indicateurs.

Les pièges à éviter

• Gérer les congés dans un fichier et les arrêts dans un autre.
• Oublier de transmettre une absence à la paie avant la clôture.
• Appliquer des règles différentes selon les services sans l’avoir décidé.